Thực hiện kiến nghị của Ban Pháp chế Hội đồng nhân dân thành phố tại Thông báo số 18/TB-BPC ngày 11/10/2022 kết luận về kết quả giám sát việc chấp hành các quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực trong lĩnh vực dân sự trên địa bàn thành phố.
Để chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính (TTHC).
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Lê Khắc Nam có ý kiến như sau:
1. Các Sở, ban, ngành thành phố, Ủy ban nhân dân các cấp
. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến quán triệt nội dung quy định tại các Điều 2, Điều 3, Điều 6 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 8/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử nhằm nâng cao nhận thức của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về bản sao, bản sao có chứng thực, giá trị pháp lý của bản sao có chứng thực và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao.
. Khi tiếp nhận và giải quyết TTHC, trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao và yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính; không được yêu cầu bản sao có chứng thực.
Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao có chứng thực thì người dân được lựa chọn nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao điện tử từ bản chính, không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc xuất trình song song nhiều loại bản sao có chứng thực từ bản chính; không được đặt thời hạn có giá trị của bản sao có chứng thực trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.
. Tăng cường kết nối, chia sẻ các cơ sở dữ liệu; số hóa hồ sơ, số hóa kết quả TTHC; đẩy mạnh giải quyết TTHC trên môi trường điện tử; tái sử dụng số hóa kết quả giải quyết TTHC, bản sao điện tử từ bản chính trong hồ sơ dịch vụ công trực truyến; hạn chế tối đa việc lạm dụng yêu cầu nộp bản có chứng thực trong hồ sơ TTHC.
2. Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã
Tăng cường tuyên truyền nâng cao nhận thức của tổ chức và cá nhân về mục đích, ý nghĩa của việc thực hiện TTHC trên môi trường điện tử, cung cấp dịch vụ công trực tuyến; đảm bảo cơ sở vật chất, nguồn nhân lực sẵn sàng cung cấp dịch vụ công trực tuyến, thực hiện cấp bản sao điện tử từ sổ gốc, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia khi các cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu.
3. Tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thành phố
Khuyến khích sử dụng bản sao và xuất trình bản chính để đối chiếu trong các giao dịch dân sự, kinh tế; không yêu cầu người lao động nộp bản sao có chứng thực trong thành phần hồ sơ đầu vào và giải quyết các chế độ của người lao động trong tổ chức, doanh nghiệp.
4. Sở Tư pháp chủ trì, theo dõi, đôn đốc kiểm tra các Sở, ban, ngành thành phố, địa phương và các tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn thành phố trong việc thực hiện nhiệm vụ khắc phục tình trạng lạm dụng bản sao chứng thực từ bản chính