Hội nghị tập huấn được tổ chức theo hình thức kết hợp giữa trực tiếp tại hội trường Sở Giáo dục và Đào tạo và trực tuyến qua hệ thống K12Online. Thành phần tham dự tại điểm cầu trung tâm gồm lãnh đạo và công chức cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo; tại các điểm cầu trực tuyến, gồm toàn bộ cán bộ quản lý; tổ trưởng, tổ phó chuyên môn; cán bộ, nhân viên văn thư; người được phân công phụ trách sử dụng Hệ thống HPNET-eOffice của các trường trung học phổ thông, trường phổ thông nhiều cấp (có cấp THPT), trung tâm giáo dục thường xuyên, trung tâm giáo dục nghề nghiệp - giáo dục thường xuyên, và trung tâm giáo dục nghề nghiệp.
Nội dung tập huấn bao gồm: giới thiệu tổng quan về Hệ thống văn phòng điện tử HPNET-eOffice; hướng dẫn quy trình tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản điện tử; lập và quản lý và hoàn thiện hồ sơ công việc điện tử; thực hiện ký số văn bản điện tử.
Việc tổ chức buổi tập huấn về Hệ thống văn phòng điện tử HPNET-eOffice là một nội dung quan trọng trong Kế hoạch chuyển đổi số ngành Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng. Hoạt động này không chỉ giúp cán bộ, công chức, viên chức nắm vững quy trình, thao tác vận hành và có khả năng áp dụng ngay vào công việc thực tế, mà còn góp phần hiện đại hóa công tác quản lý, điều hành trong toàn ngành. Sự đồng bộ trong ứng dụng công nghệ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho các văn bản, tài liệu lưu trữ số theo đúng quy định của pháp luật.